Soğuk E-Posta Nedir? Kurumsal Mail Yazarken Dikkat Etmeniz Gereken 7 Nokta

İngilizcede cold calling ve cold emailing diye tabir edilen pazarlama eylemleri vardır. Çevirileri soğuk arama ve soğuk e-posta şeklindedir. Ancak anlamı daha önce hiç ilişki kurmadığınız ama potansiyel alıcı olarak gördüğünüz birilerine, sizden herhangi bir talepleri olmadığı halde satış veya tanıtım amacıyla ulaşmaktır. Tahmin ettiğini gibi ‘telefon’ veya ‘e-posta’ yoluyla.

Soğuk e-posta nedir?

Soğuk e-posta, iş ilişkilerini başlatmanın ve sürdürmenin bir yoludur.

Fiziksel hayatta, yani sanal olmayan dünyada iş ilişkilerinin nasıl geliştiğini düşünelim. Genellikle her şey bir konuşma ile başlar. Sonra bu ilişki geliştirilir ve karşılıklı güvene dayalı bir alışverişe dönüşür. Soğuk e-posta da benzer şekilde çalışır.

Soğuk arama veya soğuk e-postalar bir anlamda tek atımlık kurşun gibidir. Ya tutturur ya da ıskalarsınız. Potansiyel müşterinizin ilgisini çekmeyi başarmak zorundasınızdır.

Ben bir sürü soğuk e-posta aldım. Bir sürü soğuk e-posta da gönderdim. Aşağıda, aldığım ve gönderdiğim kötü e-postalardan elde ettiğim birkaç dersi bulacaksınız.

İşte soğuk e-posta yazarken dikkat etmeniz gerekenler.

1. Akılda kalıcı bir e-posta konu satırı yazın. Ana amaç nedir? Bu e-posta ile ne vaat ediliyor? Okuyucunun merakını uyandıran, akılda kalıcı bir e-posta konu satırı yazmalısınız. Kimse “Anket” ya da “Araştırma” diye gelen bir e-postayı açmaya hevesli değildir. Bir araştırmanız varsa, konu satırına araştırma ya da anket diye yazmak yerine “Size bir(kaç) sorumuz var” yazabilirsiniz.

2. Kısa tutun. E-posta gelen kutusu, hayat hikayenizi anlatan bir roman yazmak için uygun bir yer değil. Hiç kimsenin bin kelimelik e-postanızı okuyacak zamanı ve enerjisi yoktur. Kısa yazın. Sonra tekrar okuyun ve daha da kısaltın.

3. Hemen sadede gelin. Telefonda yakınlık kurabilir, hedefinizle ilişkinizi geliştirebilirsiniz ama buradaki öncelikli amacınız e-posta gönderdiğiniz kişinin yanıt vermesini sağlamaktır. O yüzden sözü uzatmadan konuya girmek gerekir.

İlginizi Çekebilir: Metin Yazarlığı Eğitimi

4. Kişiselleştirin. Kurumsallığı bir kenara bırakın. Bir insanla konuşuyorsunuz, bu nedenle e-postayı konuşma tarzında yazın. Günlük hayattaki konuşmalarınızda geçmeyen br kelimeyi e-postalarınızda da kullanmayın. E-postalarınızı konuştuğunuz şekilde yazın.

5. Eylem çağrısını unutmayın. Alıcınız e-postanızı okudu… güzel… peki şimdi ne yapmalarını istiyorsunuz? Konu asla havada kalmamalı. Mesaj açık ve net olmalı. Size iş göndermelerini mi istiyorsunuz? İsteyin. Sizinle bir görüşme yapmalarını mı istiyorsunuz? İsteyin. Numune almalarını, ürünü denemelerini mi istiyorsunuz? İsteyin. Ne istiyorsanız, bunu e-postanızda açıkça belirtin. Buna “harekete geçirici mesaj” yani eylem çağrısı (CTA: Call to Action) denir.

6. Her zaman takip edin. Bir kişiye gönderilen e-postaların yaklaşık %80’i asla açılmaz. Bu nedenle, ilk seferde bir yanıt alamazsanız, alıcının e-postanızı açmamış olma ihtimali yüksektir. Bu durumda ne yapmalısınız? Kağıt ve kalemi elinize alın, başka bir akılda kalıcı e-posta konu satırı için beyin fırtınası yapın ve yeniden gönderin. Her zaman ve her zaman takip edin.

7. Gönder butonuna günün en doğru saatinde basın. E-postanızın açılıp okunmasını istiyorsunuz değil mi? O halde ne zaman göndereceğiniz konusunda biraz stratejik davranmak gerekiyor. Öğle yemeğinden hemen sonra gönderilen postaların açılma oranlarının biraz daha fazla olduğu gözlemlenmiştir. Alıcılar, genellikle odaklanma oranları ve çalışma enerjileri azalmış olduğu için biraz rahatlamak üzere e-postalarını incelemeye eğilimli oluyorlar.

Daima Çifte Kontrol

Bu 7 konuya dikkat ederek hazırladığınız e-postanızı göndermeden önce son yapmanız gereken şey ise onu son bir kez yeniden ve dikkatlice okumaktır.

Ne kadar dikkatli yazarsam yazayım, kontrol etmeden gönderdiğim postalarda daima gönderdikten sonra “ahh bee, yazım hatası yapmışım” dediğim olur. Bu da beni çok sinir eder. Benim kadar takıntılı olmasanız da yazım ya da anlatım hatalarınız yüzünden puan kaybetmemek ve pişman olmamak için son bir sesli okumada her zaman fayda vardır.

Gönder’e basmadan önce, e-postanızı yüksek sesle kendinize okuyun. Kulağa nasıl geliyor? Belki bazı ifadelerde veya cümlelerde düşüklük bulacak, belki de bazı yerlerde abartılı yazdığınızı veya daha yerinde bir ifade kullanabileceğinizi fark edeceksiniz.

Soğuk e-postaların esas amacı yanıt almaktır. Yanıt alabilmek için, soğuk bir e-posta kısa ama güçlü ve ilgi çekici olmak zorunda. Bu yüzden bu kısa mesajınızın her bir parçasının bir anlam taşıması ve etkili bir iletişim kurması gerekiyor.

Soğuk e-posta ve iş ilişkilerine dair kurumsal mailler ile ilgili daha ayrıntılı yazıları burada, blogumda bulacaksınız. Onun haricinde haftalık e-postalarımdan faydalanabilir, praitk bilgiler ve ipuçlarını mail gelen kutunuzda bulabilirsiniz.

Hemen aşağıdaki formu doldurarak mail listeme kaydolun, hem faydalı içeriğin tadını çıkarın hem de ücretsiz PDF, rehberler, e-kitaplar gibi hediyeler ile sevinin. Kaydolduğunuz anda hemen indirebileceğiniz ilk hediye e-kitabınız hazır bile!..

Mail listem tamamen ücretsizdir ve emailiniz benimle güvendedir. Asla üçüncü taraflarla paylaşılmaz, hiçbir harici amaç için kullanılmaz. Sadece haftada bir veya iki adet keyifli mail almanız için kullanacağım. Söz!

Sevgiler..